จัดการกับคำว่า "ไม่มีเวลา"

กำลังเหนื่อย เครียด กับงานและชีวิตในยุคที่เต็มไปด้วยการแข่งขันเร่งรีบนี้ใช่ไหมคะ คนทำงานทั้งชายและหญิงคงรู้สึกเหมือนๆ กันว่า "ไม่ มีเวลา" หรือ "เวลาไม่เคยพอ" อยู่ตลอดเวลา ทั้งๆ ที่เวลานั้นเที่ยงตรงเสมอ มี 24 ชั่วโมงเท่ากันทุกวัน มีเคล็ดลับในการบริหารเวลา ให้มีประสิทธิภาพมาฝากคนไม่มีเวลาค่ะ

ขั้นที่ 1 เตรียมตัว

1. ทบทวนสภาพการใช้เวลาในแต่ละวันของ คุณว่า เป็นอย่างไร จดรายละเอียดกิจกรรมแต่ละวัน ดูว่างานหรือกิจกรรมอะไรที่ทำให้เสียเวลาโดยไม่จำเป็น

2. อย่าให้เวลามาเป็นอุปสรรค ถ้าคิดจะทำอะไรที่ยิ่งใหญ่ อย่าคิดว่ามีเวลาไม่พอ เอาสิ่งนี้เป็นเป้าหมายหลักให้เวลากับสิ่งนี้ก่อนแล้วค่อยจัดสรรเวลาให้กับ กิจกรรมอื่นๆ

3. ถ้าอยากมีเวลาที่มีคุณภาพ ก็ต้องเชื่อว่าคุณทำได้ เชื่อมั่นอย่างนี้เสียก่อนแล้วคุณถึงจะลงมือจัดการบริหารเวลาได้

ขั้นที่ 2 ลงมือทำ

4. วาง แผนล่วงหน้าในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ แต่ละเดือน และดูว่าอะไรสำคัญเป็นอันดับแรก ใช้สูตร 20/80 การทำงานสำคัญอันดับต้นๆ 20% ของงานทั้งหมด ผลที่ได้ถือว่า ได้ 80% ของเป้าหมายทีเดียว จะทำให้เราไม่ยุ่งไปหมดโดยไม่ได้งานตามเป้าหมาย วิเคราะห์ให้ดีด้วยว่า อะไรสำคัญก่อนหลัง

5. ตัดกิจกรรมจุกจิกที่ไม่ก่อให้เกิดผลสำเร็จตามเป้าหมาย เช่น การรับโทรศัพท์ การรับแขก งานด่วนที่แทรกเข้ามาโดยไม่คาดฝัน

6. ให้ความสำคัญที่สุดกับ 3 อันดับแรก เพราะถ้าให้จดรายละเอียดของสิ่งที่จะต้องทำทั้งหมดก็จะเขียนได้ยาวเหยียด และเพิ่มเติมเข้ามาเรื่อยๆ ได้ เพราะฉะนั้นเพ่งไปที่ 3 อันดับแรก คุณอาจจะตกหล่นเรื่องอื่นไปบ้าง แต่งานที่สำคัญจะบรรลุตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ และคุณจะรู้สึกว่าสามารถจัดการเวลาและชีวิตของตัวเองได้อยู่มือ ไม่เกิดความโกลาหล เหนื่อยล้า

การจำกัดลำดับความสำคัญอยู่แค่ 3 สิ่ง จะทำให้คุณทำงานได้คล่องขึ้น เครียดน้อยลง เช่น 3 สิ่งของคุณนั้นคือ งาน ครอบครัว ตัวเอง ในแต่ละวันคุณจะสบายใจที่จะกลับบ้านทันทีหลังเลิกงาน ไม่ทำงานล่วงเวลา เพื่อจะได้กลับไปใช้เวลากับลูกและครอบครัว และเมื่ออยู่กับลูกและครอบครัวก็ไม่กังวลเรื่องงาน เพราะเมื่ออยู่ที่ทำงานคุณก็พยายามทำงานอย่างเต็มที่และอย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับเวลาของตัวเอง คุณอาจจะตั้งเป้าหมายว่าแต่ละวันหลังใช้เวลากับครอบครัวแล้ว ก็จะจัดแบ่งเวลาไว้อ่านหนังสือ ที่อยากอ่านสักวันละชั่วโมงสองชั่วโมง เป็นต้น

7. ตั้งเป้าหมายที่เป็นไปได้ ทำได้จริงด้วย เช่น 3 สิ่งที่ว่าอาจย่อกิจกรรมบางอย่างให้เล็กและสั้นลง

8. อย่ารู้สึกผิด ที่ไม่สามารถทำสิ่งต่างๆ ได้ทั้งหมด หรือมีประสิทธิผลดีเยี่ยมไปทุกเรื่อง

9. กล้าที่จะปฏิเสธ ไม่ต้องกลัวว่าคนเขาจะว่าไม่มีน้ำใจ เพราะจะดีกว่ารับปากแล้วทำไม่ได้

10. รู้จักเอ่ยปากขอความช่วยเหลือจากผู้อื่น บางคนงานโอเวอร์โหลด เพราะไม่กล้าขอความช่วยเหลือหรือแบ่งงานกับคนอื่น มองโลกในแง่ดีว่า คนเรานั้นมีพื้นฐานยินดีจะช่วยเหลือกันและกันอยู่แล้ว

11. ลง มือทำเสียแต่วันนี้ การผลัดวันประกันพรุ่ง มีแต่จะทำให้เวลาที่มีอยู่น้อยลงทุกที